La caja menor es un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo con sus
requerimientos, para solventar gastos menores. El establecimiento de dicho
fondo se hace mediante un retiro en Cheque de la Cantidad convenida y se registra
la creación de del fondo.
Arqueo: Análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con
el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el
saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja
en dinero efectivo, cheques o vales.
COMO SE CONSTITUYE
Al constituir el fondo de caja menor, se retira
plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:
110510
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100.000
|
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111005
|
100.000
|
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a
un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja
menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea
rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
51XXXX
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80.000
|
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111005
|
80.000
|
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo
de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo,
disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se
considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo
menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden
presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas,
puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso,
tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios
de causación y realización, los hechos
económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será
posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja
menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de
buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las
facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.
Es un fondo que se crea en
las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como
responsable de su manejo.
El reembolso de caja menor,
debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial
tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de
solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que
según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben
reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible
mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
POLÍTICAS
A SEGUIR PARA EL BUEN MANEJO DE CAJA MENOR
-DIRECCION
-TELEFONO DE LA EMPRESA
-NOMBRE DE LA EMPRESA: Cupcakes DULCE ENCANTO S.A
-NIT: 900341086-0
- Se constituyó la empresa Con 5.000.000 en el año 2012
· - Gerente al montar la administración
administrativa JENIFFER CHAVEZ.
· - La persona encargada de manejar caja menor y el
monto total BRIGITH CASTRO debe de ser confiable, honesta, organizada, cumplidora del deber y que posea excelentes relaciones humanas.
· - La caja menor debe de estar acompañados de sus respectivos
documentos, recibos y soportes de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren giro de cheque, para realizar la respectiva
contabilización se encuentre respaldada.
· - Un miembro asignado por el Contador TATIANA QUEVEDO realizara el arqueo de caja como mínimo dos
(2) veces en el mes, para verificar que este se utilice correctamente.
· - Cuando los
gastos superen el 80% antes de la fecha acordada, se debe hacer un informe concreto y especifico, para hacer el reembolso de caja menor anticipado.
· - Cuando se haya realizado el informe de caja menor y se
entregue, al día siguiente se debe realizar el reembolso
· - La caja menor,
es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se
asigna a una persona como responsable de su manejo.
LEGALIZACIÓN DE
CAJAS MENORES
http://www.unal.edu.co/
1. MANEJO DEL
DINERO: El manejo de los recursos asignados a la caja menor se realizará a
través de los siguientes medios:
A.EFECTIVO: Cuando la cuantía
no supere los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes. No obstante, deben
garantizarse las medidas de seguridad necesarias para su protección, como mínimo una cajilla de
seguridad debidamente custodiada.
B.CUENTA BANCARIA: Cuando la cuantía supere los cuatro (4) salarios mínimos
legales mensuales vigentes, deberá
manejarse a través de una cuenta corriente a nombre de “UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
–
CAJA MENOR
–
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA” y la firma registrada ante el banco será la
del servidor público delegado por el ordenador del gasto en la Resolución de
constitución. En ningún caso el efectivo que repose bajo la responsabilidad del
Servidor público podrá superar los cuatro (4) salarios mínimos legales
mensuales vigentes y será necesario garantizar las medidas de seguridad para su
protección, como mínimo una cajilla de seguridad debidamente custodiada.
A la cuenta corriente de la caja menor sólo podrán ingresar los dineros
correspondientes a este fondo.
2. DESTINACIÓN:
El dinero que se entregue para la constitución de las cajas menores debe
ser utilizado para sufragar gastos definidos en los conceptos del Presupuesto
General de la Nación e identificados en la Resolución de constitución, que
tengan el carácter de urgentes e imprescindibles y estén relacionados con el
cumplimiento de las actividades académicas, de investigación, extensión o
soporte administrativo de la Universidad Nacional de Colombia para la vigencia
fiscal.
3. CON FONDOS DE
CAJA MENOR NO SE PODRÁN REALIZAR LAS SIGUIENTES OPERACIONES:
A. Fraccionar compras
de un mismo elemento o servicio
B. Realizar desembolso con destino a gastos de entidades diferentes a la Universidad.
C. Realizar préstamos
transitorios de una caja menor a otra.
D. Efectuar pagos que
correspondan a contratos y órdenes contractuales. E.
Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y por las
contribuciones que establece la ley sobre nómina.
F. Cambiar cheques o
efectuar préstamos a personas naturales o jurídicas.
G. Pagar servicios
prestados por monitores o becarios.
H. Pagar gastos que
no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas,
resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una
planilla de control.
I. efectuar pagos de gastos que estén expresamente
prohibidos en las normas de austeridad y eficiencia del gasto, establecidas en la Resolución número 407 de 2004 de Rectoría y las demás normas que las
subroguen, modifiquen o adicionen.
4. CAMBIO DE
RESPONSABLE:
Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la caja menor,
éste deberá legalizar, antes de su traslado o retiro, el total de los gastos
realizados con corte a la fecha y reintegrar a la Tesorería correspondiente el
saldo de los fondos que recibió.
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